By Margit Gätjens-Reuter

ISBN-10: 3409391061

ISBN-13: 9783409391061

ISBN-10: 383499118X

ISBN-13: 9783834991188

Margit Gätjens-Reuter, geschäftsführende Gesellschafterin der Planolog Organisationsberatung GmbH, ist bekannt als Autorin zahlreicher Fachbücher und Fachartikel zum Thema Sekretariats-Organisation. Ihre Beratungsschwerpunkte liegen im Bereich Aufbau- und Ablauforganisation.

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Solange jedoeh niemand in der Gruppe daftir verantwortlieh ist, werden diese Arbeiten vor sieh hergesehoben und die Gefahr eines Aktenrliekstaus in die Arbeitsraume waehst. Aus organisatoriseher Sieht empfiehlt es sieh daher, flir Zwisehenregistraturen, die zentral flir mehrere Organisationseinheiten in separaten Raumen oder Bereichen eingeriehtet werden, einen Mitarbeiter zu bestimmen, der hierflir verantwortlieh ist. Wird eine solche Zwisehenregistratur dann nach dem gleiehen Prinzip aufgebaut und geflihrt, wie dies im folgenden Kapitel flir Altablage und Archiv beschrieben wird, dann ist hiermit die Sieherheit gegeben, dass alles schnell und gezielt gefunden wird, nichts mehr verschwinden kann und vor allem der Aktenfluss eingehalten wird.

Bei einer Ist-Aufnahme wurden folgende Fakten festgestellt: In der Zentralregistratur, die von zwei Vollzeit-Mitarbeitern und zwei Halbtagskraften gefOhrt wurde, befanden sich 250 laufende Meter angeblich aktuelle, also lebende Unterlagen. In einer technischen Abteilung mit 100 Mitarbeitern wurden jedoch rund 500 laufende Meter Unterlagen festgestellt, von denen allerdings nur 50 Prozent einem hohen Zugriff unterlagen. Auch in allen Obrigen Abteilungen zeigte ein Blick in die BOros bereits, dass dort mehr als genug Schriftgut abgelegt wurde.

Wenn neue Unterlagen ins Archiv abgegeben werden, wird so verfahren wie beschrieben. Der Registrator muss - im eigenen Interesse - darauf achten, dass der Absender alle wichtigen Informationen auf der Karte vermerkt hat. Benotigt nun ein Mitarbeiter eine bestimmte Archiveinheit, so gibt er die Standort-Nummer an und erhalt seine Akte. Der Registrator vermerkt sich auf der Ruckseite der Karteikarte, wann und an wen die Akte ausgeliehen wurde - auch dies kann er mit einem Stecksymbol markieren, urn nachzuhaken, wenn der Mitarbeiter vergessen sollte, die Akte zuruckzugeben.

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Ablage: Information optimal organisieren by Margit Gätjens-Reuter


by Mark
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